AI-avtomatizacija za bolj tekoče poslovne procese

Ponavljajoče se prepisovanje, iskanje informacij in priprava istih poročil jemljejo čas, ki bi ga ekipa lahko namenila strankam in zahtevnejšemu delu. Nemis pomaga pregledati poslovni proces, poenostaviti korake ter uvesti avtomatizacijo in AI tam, kjer prineseta uporabno izboljšavo.

Sodelujemo s podjetji na Gorenjskem in v Ljubljani, na daljavo ali po dogovoru pri naročniku. Začnemo z enim jasno določenim procesom, dogovorjenim rezultatom in odgovorno osebo.

Pogovorimo se o vašem procesu

Kako poteka uvedba

Kje se pri vsakdanjem delu izgublja čas?

Najprej preverimo, kako delo dejansko poteka: od kod pride zahteva, katere podatke potrebuje, kdo odloča in kje nastanejo čakanje, napake ali podvajanje. Jasnejši postopek je osnova za smiselno avtomatizacijo.

ROČNO DELO

Podatke prepisujete med sistemi

Ista naročila, kontakti ali podatki iz dokumentov se večkrat vnašajo v preglednice, poslovne aplikacije in poročila.

USKLAJEVANJE

Povpraševanja nimajo jasne poti

E-pošta, priponke in zahteve se razporejajo ročno, ekipa pa težko vidi, kaj je že obdelano in kdo je na vrsti.

INFORMACIJE

Znanje je razpršeno

Navodila, odgovori in dokumenti so v različnih mapah ali pri posameznikih. Iskanje prave informacije zahteva preveč korakov.

Kaj lahko izboljšamo skupaj

Izberemo proces z dovolj jasnimi vhodnimi podatki, ponovljivimi koraki in merljivim rezultatom. Pri pravilih in prenosih podatkov uporabimo klasično avtomatizacijo, pri obdelavi besedila, razvrščanju in pripravi osnutkov pa po potrebi vključimo AI.

Zajem poslovnega dokumenta z optičnim bralnikom in pregled izluščenih podatkov na prenosniku

DOKUMENTI

Zajem in obdelava dokumentov

Zajem dogovorjenih podatkov iz obrazcev, naročil, računov ali drugih dokumentov. Dodamo preverjanje obveznih polj in pot za ročno obravnavo izjem pred zapisom v ciljni sistem.

KOMUNIKACIJA

E-pošta in povpraševanja

Razvrščanje zahtev, povzetki daljših sporočil, dodeljevanje nalog in priprava osnutkov odgovorov. Dogovorimo se, katere korake potrdi odgovorna oseba.

INTEGRACIJE

Povezovanje poslovnih aplikacij

Povezave med CRM, poslovnimi aplikacijami, spletnimi obrazci, preglednicami in drugimi dogovorjenimi sistemi. Možnosti preverimo glede na razpoložljive API-je, dostope in pogoje ponudnikov.

PREGLED

Poročila in povzetki

Zbiranje podatkov iz dogovorjenih virov, priprava periodičnih poročil in opozorila na odstopanja. Rezultat povežemo z izvornimi podatki, da ga lahko ekipa preveri.

ZNANJE

Iskanje po internem znanju

Pomoč pri iskanju po odobrenih navodilih in dokumentih, s povezavami na izvorne vsebine. Upoštevamo dostopne pravice in dogovorjen način posodabljanja znanja.

POTEK DELA

Naloge in odobritve

Opomniki, dodeljevanje nalog, zbiranje manjkajočih podatkov in poti za potrjevanje. Vsak proces dobi lastnika, pregled stanja in dogovorjen odziv ob napaki.

Od pregleda procesa do preverjene uvedbe

Najprej opišemo sedanji potek in izmerimo izhodišče: porabljen čas, število ročnih korakov, napake ali čakanje. Nato določimo manjši pilot, s katerim preverimo korist, kakovost rezultatov in stroške uporabe v vašem okolju.

Ekipa skupaj pregleduje korake poslovnega procesa pred avtomatizacijo

1. PREGLED

Pregled in izbor procesa

Zberemo primere, opišemo korake, podatke, izjeme in odgovornosti. Skupaj izberemo smiseln prvi proces ter merilo uspeha.

2. PILOT

Prototip na dogovorjenih primerih

Pripravimo omejen potek, preverimo povezave in kakovost rezultatov. Uporabimo dogovorjene vzorce ter zabeležimo, kdaj je potreben človeški pregled.

3. UVEDBA

Uvedba z ekipo

Po potrditvi uredimo dostope, odobritve, obravnavo napak in način ustavitve. Ekipa preveri rešitev pri dejanskem delu pred širšo uporabo.

4. IZBOLJŠAVE

Merjenje in predaja

Primerjamo rezultat z izhodiščem, predamo dokumentacijo in navodila ter določimo lastništvo, vzdrževanje in naslednje izboljšave.

Podatki, kakovost in odgovornost so del rešitve

Pred pilotom določimo, katere podatke proces uporablja, kje se obdelujejo in kdo ima dostop. Izberemo primeren način izvajanja glede na poslovne zahteve, obstoječe sisteme in pogoje ponudnikov. Občutljive korake in zunanje objave povežemo z dogovorjeno človeško potrditvijo.

Potek, ki ga lahko razumete in vzdržujete

Rešitev vključuje dokumentirane povezave, uporabljene dostope, način preverjanja rezultatov ter ravnanje ob napaki ali spremembi. Stroške licenc, uporabe modelov in vzdrževanja opredelimo pred uvedbo.

Učinek preverimo pri dejanskem delu

Uspeh ocenimo glede na dogovorjeni cilj. Primerjamo čas obdelave, kakovost podatkov, število izjem ali preglednost nalog. Ugotovitve pokažejo, ali je proces pripravljen za širšo uporabo in katere korake je še smiselno izboljšati.

ČAS

Manj ponavljajočih se opravil

Prepisovanje, zbiranje podatkov in razporejanje nalog dobijo enoten potek, ekipa pa več časa za strokovno delo.

PREGLEDNOST

Boljši pregled nad procesom

Jasno je, kje je zahteva, kdo je odgovoren, kateri podatki manjkajo in kdaj je potreben poseg človeka.

MERILA

Preverljiva kakovost in stroški

Dogovorjeni primeri, evidence izjem in pregled porabe omogočajo sprotno ocenjevanje koristi ter nadaljnjih izboljšav.

Povezana infrastruktura in znanje ekipe

Procesna avtomatizacija se povezuje z dostopi, podatki in poslovnimi aplikacijami. Za infrastrukturo, ponovljive namestitve in monitoring so na voljo naše storitve Cloud in DevOps, za pripravo ekipe pa praktična izobraževanja o varni in odgovorni uporabi AI.

Cloud, DevOps in avtomatizacija

Izobraževanja in usposabljanja

Pogosta vprašanja o AI-avtomatizaciji

S katerim procesom je smiselno začeti?

Z izbranim opravilom, ki se ponavlja, ima dovolj jasne podatke in znanega lastnika. Dobri kandidati so prepisovanje med sistemi, razvrščanje zahtev ali priprava rednih poročil. Na pregledu ocenimo tudi izjeme in morebitno korist.

Ali vsaka avtomatizacija potrebuje AI?

Veliko korakov uredimo s pravili, obrazci, povezavami in potrjevanjem. AI vključimo tam, kjer pomaga pri besedilu, povzetkih ali razvrščanju. Pristop izberemo po pregledu procesa in preverimo na dogovorjenih primerih.

Ali lahko uporabimo obstoječe aplikacije?

Najprej preverimo vaše sedanje sisteme, API-je, možnosti izvoza in dostope. Izvedljivost integracij je odvisna tudi od ponudnikov, licenc in omejitev posamezne aplikacije. Potrebne spremembe opredelimo v predlogu.

Kdo potrjuje odgovore in pomembne spremembe?

Vloge določimo z vami. Pri občutljivih korakih, zunanjih odgovorih ali pomembnih zapisih uredimo človeško preverjanje in potrditev. Izjeme morajo imeti jasno pot do odgovorne osebe.

Kaj dobimo ob predaji?

Dogovorjeni delujoči potek, dokumentacijo povezav in odgovornosti, navodila za uporabnike ter postopek za napake, ustavitev in spremembe. Skupaj določimo tudi, kdo rešitev vzdržuje in kako se spremljata uporaba ter učinek.

Kako se določi cena?

Cena je odvisna od obsega procesa, podatkov, integracij in zahtev preverjanja. Po uvodnem pregledu predlagamo omejen pilot ali projektni obseg. Licence, uporaba zunanjih storitev in vzdrževanje so opredeljeni v ponudbi.

Izberimo prvi proces za izboljšavo

Opišite, katero opravilo se ponavlja, katere aplikacije uporabljate, koliko primerov obdelate in kje nastane največ čakanja ali napak. Na tej podlagi predlagamo pregled procesa ter smiseln prvi korak.